Revisar los puntos de inspección, registrar incidencias, enviarlo todo al cliente o subcontratista, hacer el seguimiento de las acciones correctivas, conseguir la validación de los documentos por parte del cliente y muchas otras tareas asociadas al control de la calidad supone el empleo de muchos recursos humanos y materiales. Con el objetivo de facilitar este trabajo, la compañía Acoren Renewables acaba de lanzar al mercado Acofile Q, un software que digitaliza gran parte de estos procesos. La solución consiste en una suite, completamente configurable para cada proyecto, que gestiona PPI’s, incidencias y No Conformidades. Aunque basados en la misma lógica, el software gestiona separadamente las incidencias y No Conformidades por un lado, y los PPI’s por otro.
"Su uso es muy sencillo e intuitivo. Para empezar, configuramos el programa según las necesidades del proyecto, esto es, definimos los campos a verificar y rellenar en cada PPI, en cada modelo de incidencia y de No Conformidad. Una vez definidos los modelos sólo tenemos que cumplimentar digitalmente los documentos", explica Eduardo Fernández-Agüera, director comercial de la empresa. Y aquí llega una de las grandes ventajas de Acofile Q: dispone de una aplicación móvil específica que nos permite por ejemplo levantar una incidencia o una No Conformidad en el mismo lugar donde se ha producido, añadiendo fotos, vídeos y geolocalización, incluso cuando no hay cobertura móvil. Lo mismo ocurre con los PPI; ya no es necesario ir a la obra con folios, rellenarlos y esperar a volver a la oficina para escanearlos, organizarlos y enviarlos a sus destinatarios. Todo se hace con la aplicación móvil y se envía directamente a la lista de distribución definida previamente. A partir de ese momento, el software controla los tiempos para la revisión y aprobación de los PPI’s o las acciones correctivas en el caso de las No Conformidades, y envía notificaciones a las partes periódicamente según los tiempos establecidos.
La empresa estima que, tomando como ejemplo un proyecto de construcción de una planta fotovoltaica de 50 MW, el ahorro en papel estaría en torno a los 3000 folios y en horas de trabajo en alrededor de 150 horas incluyendo la compilación para el dossier de final de obra. En el caso de las incidencias, la herramienta permite generar una No Conformidad a partir de una o varias incidencias menores. Y al final del proyecto podemos obtener el listado de tareas pendientes o “punch list”. La automatización de las comunicaciones y alertas permite tener controlado en todo momento y con poco esfuerzo el estado de los documentos y procesos. A lo que se suma la posibilidad de generar estadísticas de los datos recopilados. "Podemos saber en todo momento qué puntos de los PPI’s son los que más están fallando. Qué porcentaje de progreso llevamos en la cumplimentación de los mismos o qué subcontratista va más retrasado en su generación o comete más errores", añade Eduardo Fernández-Agüera, director comercial de la empresa.
Todo esto tiene también una aplicación de enorme valor en cuanto a lecciones aprendidas para otros proyectos, tanto por la recopilación categorizada de incidencias como por los errores cometidos en los PPI’s. De esta manera el conocimiento aprendido en un proyecto se transfiere al siguiente. Acofile Q puede usarse en cualquier proceso constructivo donde se apliquen controles de calidad, pues, como se dijo anteriormente, el sistema se configura al inicio del proyecto de manera que puede trabajar según las necesidades del sector y de la obra. Iniciativas como esta son de gran valor para el sector, pues permiten a las organizaciones ser más eficientes y estar mejor organizadas.
